Одна из задач любой организации – это сохранение документации на определенный срок. Для каждого вида документов определен свой срок хранения. Разным он будет, например, у бухгалтерского отчета и медицинской выписки. Но каким бы ни был срок хранения, чтобы документ оставался в порядке, был доступен и не затерялся в общей массе бумаг, организация должна вести архив своей документации. Некоторые предприятия справляются с этой задачей самостоятельно, другие же, и этот вариант характеризует более ответственный подход к делу, предпочитают передавать бумаги квалифицированным компаниям, оказывающим архивные услуги. Специалисты таких компаний не только примут документацию на обработку, но и составят полноценную опись материала, при необходимости сформируют архив и определят его на хранение.
Чтобы архив был более качественным, архивные компании оказывают услуги архивного переплета. Это значит, что документация организации не только обрабатывается, но и подшивается в специально подготовленные папки. Составляется опись папок и хранящихся в них документов, при необходимости ведется хронология документов. Благодаря архивному переплету документы занимают значительно меньше места, хранятся в порядке намного дольше, за их состояние можно не волноваться. А благодаря грамотно составленной описи документов, любая бумага отыщется легко и быстро.
Долгосрочное хранение в громоздких пластиковых папках не всегда удобно. Поэтому опытные специалисты компаний по оказанию архивных услуг используют для создания архивных папок твердый переплет. Этот способ переплетения документации предполагает изготовление специального картонного переплета. Папка имеет твердые картонные крышки, а корешок – специальную тканевую оклейку. Бумаги плотно сшиваются вместе в нескольких местах, а затем прикрепляются к обложке. Этот способ позволяет папке открываться в полный разворот. При необходимости копирования документа не возникает никаких трудностей. На обложке делается подпись, направляющая на список хранящихся в папке материалов.
Для создания архива на длительный срок хранения услуги архивного переплета оказываются просто незаменимыми. Качественные материалы, из которых изготавливается обложка для документов, позволяют не только хранить бумаги, но и безопасно перевозить их или направлять в различные инстанции. В случае частого использования документов из архива твердый переплет надежно защищает бумаги от износа.
Создание архива – кропотливое дело. Чтобы получить правильно организованный архив, в котором документация занимает по возможности меньше места, в котором все бумаги учтены и располагаются на своем месте, а поэтому при необходимости их легко найти и использовать, правильным решением станет обращение к специалистам архивного дела. Предварительная консультация опытного сотрудника компании поможет определить необходимый комплект услуг и их стоимость.

По материалам сайта http://www.pro-pereplety.ru/