Даже при огромном опыте работы, любому сотруднику, включая бухгалтера, бывает очень затруднительно отыскать средь огромного количества бумаг нужный ему документ. Вот как раз с этой целью и была создана номенклатура дел. Которая позволяет четко и классифицировано подойти к учету документов. Номенклатура дел - это систематизирование всех архивных документов в организации с перечислением временных периодов по ним. Для чего необходимо проводить номенклатуру дела? – номенклатуру дел проводится с одной единственной целью: распределение бумаг и формирование из них дела. Тем самым это будет способствовать быстрому поиску необходимого документа и в целом более удобному учёту бумаг. Номенклатура дел, при всей своей, казалось бы, простоте, подразделяется на несколько направлений в зависимости от целей использования в делопроизводстве: 1. Систематизация и распределение документов - данная номенклатура будет служить, неким, общим планом в распределении документов. При этом будут учитываться, как физические (бумажные), так и электронные документы на уровне баз данных. 2. Используется при индексации дел, распределение происходит чисто по индексной базе дел. 3. Содержательная база – в ней содержится вся информация о сроках хранения документов, позволяет быстро найти документы с истекшей датой использования. 4. Справочное использование – легко разобраться в структуре предприятия и найти необходимые архивы. 5. Построение справочной картотеки. Ведение номенклатуры дел должно проходить в каждой организации, предприятие, учреждении, в неё должны быть включены все заведенные документы от процесса создания организации до её настоящего существования. Требования по составлению номенклатуры вы можете прочесть в инструкции по делопроизводству, документ - Росархива № 76 (раздел 3.5) крайней даты выпуска. Виды номенклатурных дел: По определению существует 3 главных вида: примерная, типовая и индивидуальная номенклатура. Более подробно: Номенклатура дела примерная предназначена для составления примерных составов дел, которые впоследствии будут учтены в делопроизводстве предприятия. Также сюда включается учет индексов дел. Следует заметить, что данная номенклатура не несет четких критериев в деле, а применяется, как рекомендация к нему. Вообще, примерная, очень схожа с типовой номенклатурой, так как обе они используются для составления индивидуальных номенклатурных дел. Номенклатура дела индивидуальная – Это упорядоченное распределение заголовков дел, которые ориентировочно будут учувствовать в делопроизводстве предприятия, либо в его линейном подразделении. Тут учитывается также и срок хранения, подачи, действия тех или иных документов в положенном порядке. Номенклатура дел типовая – предназначена для составления составов дел, которые заводятся на каждом предприятии и по статусу являются нормативными. Если в вашей организации ведется типовая номенклатура дела, то обязательным является обозначить конкретные названия дел, упорядочить их по иерархии в зависимости от степени важности.
По материалам сайта http://www.pro-nomenklaturu.ru/
|