Каждый документ, который заводиться в ходе делопроизводства, нуждается в правильной подготовки к хранению в архиве. Проводить это необходимо ежегодно, в последнем квартале календарного года.
Во время данного процесса следует серьезно отнестись к тому, что предстоит провести огромную работу по сортированию и архивированию документов организации. Это можно провести как самостоятельно, так и приглася специалистов в данной области.
При самостоятельном выполнении работ по обработки документов необходимо знать, какие именно процессы следует проводить для грамотной подготовки документации к хранению.
Начинать следует с проведения выделительных работ, которые предполагают проведение:
- оценки документации
- установление срока хранения каждого документа организации
- описи
- акты
- формирование дел
Так как в ходе выделения документов проводиться оценка важности бумаг, то именно в этот момент и определяется сроки хранения. Иными словами необходимо просто на просто определить, сколько времени следует сохранить тот или иной вид документа организации. По нормативам, сроки могут быть постоянные, это когда бумаги имеют историческую ценность или же представляют практический интерес. Следующие сроки предусматривают временное хранение документов. Здесь возможно хранение до десяти лет и свыше. Первые относят к кратковременным, а последние к долговременным. Но здесь следует быть очень внимательным, ведь использовать только лишь типовой перечь нельзя, в нем, и прочих нормативах имеются расхождения в сроках хранения некоторых бумаг.
После определения срока нужно сформировать все отобранные документы организации в бумажные блоки и провести их сшивание, чтобы исключить вероятность утраты бумаг. Это делается стандартным видом переплета на четыре прокола и с использованием таких материалов как картон и коленкор. Далее все уже подготовленные документы организации следует описать, то есть составить своего рода учетную бумагу. Это необходимо делать, ведь именно опись является платформой для составления архивной документации на архивы организации.
А для чего создаются акты? При выделении дел акты составляют на ту документацию, которая не нуждается в хранении, то есть она идет на уничтожение. Это такие бумаги, у которых уже истекли сроки хранения или же бумага просто не имеет никакой ценности (черновые записи, испорченные учетные бланки и прочие). Эти документы организаций направляются на шредирование или на переработку, все зависит от степени конфиденциальности.
Конечно же, проводить выделение всех существующих дел весьма трудоемко самим, поэтому рекомендуется обратиться к специалистам, имеющим большой навык в данном вопросе, тем более, что цены на архивные работы невелики. Так же всегда можно прибегнуть к внеофисному хранению документации именно той в той архивной компании, в которую организаций обращается за помощью, и это очень удобно. Сотрудники самостоятельно подготовят все бумаги и вывезут на хранение в свои хранилища.

По материалам сайта http://www.archivespro.ru/