Кто-нибудь задумывался – А для чего необходимо проводить подготовительные работы перед передачей документов на хранение?! – Нет, никто, но даже если кто-то и думал об этом, то это, наверное, госслужащие, которые придумали закон об обязательном архиве и архивном хранении документов всех организаций и предприятий, не зависимо от права собственности и направления деятельности учреждения.
Проводить архивные работы следует поэтапно. Прежде всего, необходимо провести организационные работы по подготовки архивохранилища, если такого нет, но организация намерена хранить документы на своей территории. Для этого нужно ознакомиться с установленными требованиями, которые предъявляются при вводе в эксплуатацию помещения. Тут предусмотрены не только размеру полок и проходов, но и оборудование архива системами безопасности, к примеру, видео наблюдение, датчики слежения. Со стороны пожарной безопасности необходимо позаботиться об установки противопожарной системы. Не стоит забывать и о том, что бумаги нуждаются в специальном режиме хранения, , следовательно, необходимо установить терморегулирующее оборудование и регулятор влажности воздуха в помещении.
При хранении архивов в офисе необходимо также нанять такого человека, который будет следить за документами, ведя архивы. А об усилении охраны организации вообще речи нет, ведь это первое, что следует сделать.
А что если документы передать в компанию по хранению? Конечно, тут таких проблем не будет, как создание своего архива, да и цены на хранение документов в разы ниже, нежели затрачиваются при оснащении своего помещения.
Есть ли какие-нибудь правила хранения документации в архиве? На этот вопрос можно ответь однозначно – Да, есть. Но все же стоит разобраться поподробнее.
По правилам, все бумаги организаций следует направлять на хранение именно на тот промежуток времени, который отводиться для ее сохранности. Это может быть постоянное, кратковременное и долговременное хранение. О том, сколько именно следует хранить документы можно узнать из такого документа, как Типовой перечень. Поэтому мы не станем на этом останавливаться и уделим внимание такому вопросу, как формирование дел.
Формирование дел проводиться с целью комплектования именно тех документов, которые по своим признакам схожи. Они могут быть собранны в одну папку по сроку хранения, по наименованию, по типу и прочим характерным признакам. Допустим, в одно дело мы можем поместить такие документы, как приказы, вроде тип один, но по своей сути они могут быть разные – Приказы руководителя организации, Приказы министерства и прочие виды этой бумаги; мы можем сформировать документы по сроку хранения, то есть пять лет следует хранить первичку и отчеты за месяц с бухгалтерии, и это мы и поместим в одно дело.
Если вы сомневаетесь в правильности проведения работ по подготовки документов, то лучше всего посоветоваться с профессионалами архивной компании.
По материалам сайта http://www.pro-hranenie.ru/